Tietosuojaseloste

Tämä on Etelä-Karjalan Liikunta ja Urheilu ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.04.2018. Viimeisin muutos 30.05.2018.

Rekisterinpitäjä

Etelä-Karjalan Liikunta ja Urheilu ry (Y-tunnus 1510021-5), Kotipolku 2, 55120 Imatra
Puh. 040 585 3650, toimisto(ät)eklu.fi

Yhteyshenkilö

Niina Lindblad, Etelä-Karjalan Liikunta ja Urheilu ry, Kotipolku 2, 55120 Imatra
Puh. 040 585 3650, toimisto(ät)eklu.fi

Rekisterin nimi

Etelä-Karjalan Liikunta ja Urheilu ry:n yhteystieto-, asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään rekisteröitävän tahon antaman suostumuksen perusteella palvelusuhteen ja markkinoinnin mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää markkinointitoimenpiteiden sekä viestinnän kohdentamiseksi jos siihen on tietojen keruuvaiheessa annettu lupa.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen.

Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai hänen huoltajan antamaan suostumukseen.

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Jäsenyhdistysten osalta kontaktihenkilön yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite), yhdistyksen nimi ja yhdistyksen tilinumero
- Tapahtumiin ja koulutuksiin osallistujien osalta yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite)
- Lasten leirien osalta huoltajan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite)
 lapsen nimi, syntymävuosi ja terveystiedot siltä osin, kun ne täytyy huomioida leirin aikana
- Érilaisten hakemusten (kesätyö, urheiluakatemia, urheilijakoulutus) osalta hakijan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite) ja hakemuksen kannalta välttämättömät perustiedot (ikä, koulutus, urheilutausta)
- Sidosryhmien osalta yhteyshenkilöt (nimi, sähköposti, puhelinnumero)

Tietoja säilytetään niin kauan kun palvelusuhde ja markkinointi sitä edellyttävät. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä tai kontaktihenkilön vaihtuessa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisista ja yhteistyökumppaneilta rekisteröitävän tahon suostumuksella.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa yrityksen sisällä. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain palvelun niin vaatiessa, kuten vakuutusyhtiölle vakuutusta varten lasten leireillä. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.